Семинар — это коммерческая программа, в которой участникам предоставляется информация или обучение по определенной теме. Семинар обычно проводится для групп от 10 до 50 человек и часто проходит в конференц-зале отеля, академического учреждения или в офисном конференц-зале. Некоторые распространенные типы семинаров в бизнесе сосредоточены на личном развитии или бизнес-стратегиях.
Что такое семинары?
Семинары, иногда называемые конференциями, — это мероприятия, спонсируемые предприятиями или корпорациями с целью распространения знаний, новых методов или новых практик среди своих сотрудников.
Семинары не следует путать с семинарами. Семинары тут, как правило, более практические, в то время как семинары, как правило, больше ориентированы на изучение конкретной темы или связанных с ней подтем. Они могут включать приглашенных докладчиков, которые являются экспертами в соответствующей области, чтобы придать достоверность представленной информации.
Приглашенные докладчики должны быть проверены и отобраны на предмет их отраслевых знаний и опыта, а также их доставки. Если эксперт отрасли не может хорошо говорить или заинтересовать людей, деньги и время будут потрачены впустую.
В качестве примера рассмотрим техническую корпорацию, которая хочет убедиться, что ее программисты соответствуют недавним изменениям в языке программирования, который они используют. Планировщики найдут экспертов по языку, которые смогут обучить изменениям, найти место проведения и координировать посещаемость сотрудников. Они также уточняли у эксперта, есть ли необходимость в специальном оборудовании, материалах или чем-то еще, необходимом для успешного проведения семинара.
Как работают семинары?
Семинар может быть инициирован и запланирован по-разному. Как правило, корпорация определяет область, в которой она хочет обучить некоторых сотрудников. Затем планировщики определяют доступные места и экспертов, а затем создают расписание мероприятия. Они определяют методы и требования к презентации, напитки, туалеты, оценивают затраты и устраняют любые ситуации, которые могут помешать семинару.
Если вы планируете мероприятие, важно быть организованным и иметь подробный контрольный список, чтобы держать себя в руках. Есть несколько пунктов, которые должны быть в вашем контрольном списке планирования семинаров.
Подтвердите цель мероприятия
Сначала нужно понять, для чего проводится мероприятие. Например, вы можете работать над семинаром, ориентированным на экспертов, надеющихся усовершенствовать свои знания или быть в курсе новых разработок. Задайте конкретные вопросы, чтобы определить, в чем они нуждаются, чтобы вы могли работать над этим.
Ознакомьтесь с руководством по спецификациям Event Industry Council
Совет индустрии событий (ранее APEX) создал ряд инструментов, которые предлагают отличный источник лучших практик, чтобы помочь организатору мероприятия или встречи отслеживать детали.
Создайте профиль мероприятия
После того, как у планировщика есть некоторые основные вопросы о событии, пора создать профиль события. Этот отчет обычно включает в себя информацию о месте проведения, расположении мест, посещаемости, расходах и любую другую информацию о мероприятии.
Будьте в курсе
Вы хотите убедиться, что семинар не конкурирует с аналогичными мероприятиями или для той же аудитории. Например, если вы разрабатываете новое мероприятие для отрасли, в которой уже есть крупное событие весной, избегайте планирования вашего весной.
Запросить предложения о месте проведения
Запрашивайте предложения у потенциальных клиентов. В зависимости от размера и масштаба мероприятия, этот шаг следует предпринять заранее. Места проведения крупных мероприятий можно бронировать на год и более раньше.
Опишите потребности семинара
Определите ресурсы, необходимые для достижения целей мероприятия.
Бюджет тщательно
Расходы могут расти для такого крупного мероприятия, как семинар, поэтому будьте готовы к подробному бюджету.
Запрашивать спонсорство
Один из лучших способов помочь финансировать семинар — это иметь спонсоров. Компании, которые отправляют участников на семинары, часто готовы покупать спонсорство.
Утвердить и разработать повестку дня
Планировщик мероприятий должен быть готов скорректировать план и тесно сотрудничать с местом проведения, чтобы все прошло гладко.
Подтвердите заказ банкета
Заказ банкета — это план всего семинара, который действует как руководство для персонала места проведения. Как только планировщик узнает целевое количество участников и логистические требования к семинару, он должен представить этот документ руководству места проведения, чтобы начать подготовку.
Создание событийных коммуникаций и материалов
Все, от приглашений на мероприятия до повестки дня, должно быть напечатано или разработано для публикации и распространения в Интернете.
Доработать логистику с принимающей стороной
Подтвердите спикеров мероприятия, требования к технологиям, количество участников, роли и обязанности организаторов, а также материалы мероприятия, выполнив телефонные звонки или личные встречи.
Выделите достаточно времени для настройки
Все материалы мероприятия, раздаточные материалы, вывески, дисплеи, подарки, регистрационные столы, именные бейджи и многое другое должны быть готовы к мероприятию.