Все больше компаний переходят на удаленные рабочие процессы из-за COVID-19 и дополнительных преимуществ, которые он предлагает. Но как вы можете управлять командой с помощью маленького экрана?
Современные проблемы требуют современных решений. Когда началась пандемия COVID-19, многие компании (даже технологические) пытались наладить удаленный рабочий процесс, чтобы они могли продолжать работать, даже когда сотрудники не могли выходить из дома.
Было принято срочное решение о создании таких платформ, как Zoom, чтобы вся команда могла эффективно общаться и работать из дома. Многие считали, что это временное изменение и что мы вернемся в офис через пару недель.
Но этого не произошло
Вместо этого большинству из нас по-прежнему приходится работать из дома. Хотя поначалу это казалось проблемой, все больше и больше команд начинают замечать преимущества удаленных рабочих процессов. Будь то экономия средств за счет отсутствия поездок на работу или повышение комфорта ваших сотрудников в рабочей среде, мы можем ожидать от удаленной работы удивительного количества преимуществ.
Моя компания, Capital Business Media, работает по гибридной модели удаленной работы с 2011 года. Сотрудники заходили в офис только два-три дня в неделю, и это было еще до того, как произошел COVID-19. В настоящее время мы перешли почти исключительно на использование удаленного рабочего процесса и заходим в офис только тогда, когда нам абсолютно необходимо провести личную встречу. Как команда, которая с самого начала внедрила этот стиль документооборота, мы столкнулись с множеством проб и ошибок, которые были необходимы для совершенствования нашего удаленного рабочего процесса. Итак, надеюсь, здесь я смогу рассказать о некоторых наиболее важных уроках, которые мы усвоили, и о том, как вы также можете управлять своей командой с помощью всего лишь маленького экрана.
Следите за всем, что происходит
Поскольку вы работаете удаленно, вы не сможете видеть своих сотрудников или то, что они делают. Поэтому жизненно важно, чтобы вы отслеживали все, что касается их рабочих обязанностей. Например, я не слежу за их рабочим временем, поскольку я гораздо больше сосредоточен на результатах, но если вы выставляете счета своим клиентам по часам, то убедитесь, что у вас есть такая возможность. Вы должны запрашивать у своей команды информацию о том, что они делают, и у вас должны быть собственные электронные таблицы и информационные панели, которые помогут вам руководить своими сотрудниками.
Отслеживание моих сотрудников помогает мне понимать, на каком этапе они находятся, какие задачи выполняют и что им следует делать дальше. Поскольку вы работаете удаленно, информация и коммуникация становятся двумя наиболее важными факторами, за которыми вам абсолютно необходимо следить.
Применяйте проактивный подход к общению с персоналом
В отличие от работы в офисе, при удаленной работе вам не нужно немедленно отвечать. В конце концов, ваш получатель может быть в туалете, выгуливать собаку, разминать ноги или даже готовить напиток. Если у вас есть срочное сообщение, которое нужно им передать, вы не можете просто заговорить с ними и привлечь их внимание.
Когда вы управляете своей командой с помощью маленького экрана, вы должны помнить, что они тоже могут взаимодействовать с вами только через экран. Это затрудняет ведение непосредственной беседы и затрудняет привлечение их внимания. В результате вам нужно будет перейти к более активному подходу к общению с вашими сотрудниками. Это включает:
Планируйте заранее вместе со своей командой, чтобы все знали, чем они будут заниматься до конца недели, а не только в течение одного дня.
Отвечайте на электронные письма и переписки, даже если у вас нет полного ответа. Простое сообщение кому-либо о том, что вы получили сообщение, поможет избежать предположений или недопонимания.
Создайте общую доску объявлений или программу чата, где люди могут оставлять сообщения и общаться друг с другом, даже если они не находятся в Сети одновременно. Цель — поддерживать порядок и гарантировать, что все знают, что они делают.
Сообщайте как можно больше информации в одном сообщении, если это имеет отношение к беседе или вашей работе. Не разбивайте свои ответы или информацию на несколько частей. Это гарантирует, что все прочитают сообщение целиком, а не будут ждать вашего ответа и, возможно, что-то пропустят.
Такие платформы, как Zoom, позволяют вам легко применять упреждающий подход к общению с персоналом. Вместо того, чтобы полагаться только на электронную почту, вам нужно интегрировать мгновенные сообщения, групповые звонки и видеозвонки, чтобы гарантировать, что все находятся на одной странице. Вам также необходимо учитывать тот факт, что ваша команда может время от времени пропускать сообщения, поэтому, поместив как можно больше информации в одно сообщение, вы гарантируете, что оно будет прочитано полностью.
Трудно приспособиться к идее управления командой с помощью экрана. Самая важная концепция, которую нужно усвоить, заключается в том, что информация становится невероятно важной. Понимание состояния ваших сотрудников и того, что они делают, станет ключом к раскрытию удаленного потенциала вашей команды и управлению ими с наименьшим напряжением.