Ассистент по программе отвечает за организацию проекта от начала до конца. Он / она обязан следить за тем, чтобы у каждого члена команды было задание и он нес ответственность за него.
Должностное описание ассистента программы предполагает проверку того, что каждая задача была выполнена своевременно и нужным человеком.
Это также предполагает мониторинг прогресса каждого члена команды, гарантирующий, что они способны выполнять свои обязанности, сохраняя при этом продуктивность.
Кроме того, ассистент программы знает, кто нуждается в поддержке и руководстве, чтобы стать более продуктивным и результативным на своей работе.
Ассистент по программе также выполняет административные задачи, необходимые на каждом рабочем месте, тем самым упрощая рабочую нагрузку для других членов своей команды, а также офисных сотрудников.
Чтобы гарантировать, что комитет хорошо выполняет свою работу, ассистенту программы поручается поддерживать их или направлять по мере необходимости в их повседневной работе.
Они отслеживают прогресс каждого члена комитета в выполнении своих задач и обязанностей на повседневной основе.
В их обязанности также входит обучение членов команды и других сотрудников, ответственных за организацию собраний, и тому, как успешно проводить собрания.
Описание работы помощника по программе предполагает регламентацию протоколов собраний путем обеспечения того, чтобы все в них было правильным, полным и достаточно точным, чтобы быть заверенным как таковой каждым, кто подписывает свое имя.
Управление ресурсами и фондами организации является одной из ключевых обязанностей ассистента программы.
Описание работы помощника по программе также включает в себя обеспечение сотрудников необходимыми расходными материалами, необходимыми для выполнения их работы, при необходимости заказываются как старые, так и новые предметы.
Это также влечет за собой рассмотрение запросов, которые могут возникнуть относительно регистрации, других видов деятельности и рабочих процедур, за которые они несут ответственность прямо или косвенно посредством делегирования полномочий.
Ассистенты программы ведут базу данных сотрудников, чтобы иметь их под рукой в случае необходимости соблюдения процедур, таких как начисление заработной платы и управление пособиями.
Они также ведут базу данных поставщиков, подрядчиков, консультантов и поставщиков услуг, необходимых организации.
В обязанности ассистента программы также входит управление входящей и исходящей бумажной работой, таким образом гарантируя, что они правильно обрабатываются в их соответствующих отделах и что они будут должным образом обработаны в срок.
Образец описания вакансии помощника по программе / Пример / Шаблон
Должностное описание ассистента программы состоит из следующих обязанностей, задач и ответственности:
Организует, планирует и оказывает административную поддержку отделу
Поддерживает текущие знания о ресурсах и услугах сообщества
Отвечает на телефонные звонки, направляет звонки соответствующим лицам, принимает сообщения и / или переводит звонки по мере необходимости
Файлы материалов, таких как политики и процедуры, хранятся в соответствующих системах хранения или управления документами (например, SharePoint). Обновление файлов последней версией политик и процедур при внесении изменений руководством или персоналом отдела.
Готовится к работе в новых отделах, которые формируются в компании (т. е. Может быть сформирован новый отдел, и ассистенту программы потребуется новая роль для обработки документов)
Обрабатывает заявки на получение грантов, спонсорства и сбора средств
Выполняет рутинные офисные задачи, такие как заполнение документов, копирование, отправка факсов, отправка посылок или другие общие офисные обязанности по мере необходимости
Обрабатывает формы заявок на участие в программе и файлы, которые поступают в трех экземплярах
Активно участвует в различных комитетах или целевых группах по просьбе руководящего персонала или руководителя отдела или директора, когда это необходимо для постоянного успеха выполнения текущих задач, обязанностей и обязательств в рамках их роли, должностных обязанностей и / или вертикали целей на назначенном уровне управления в компании
Организует поездки, включая бронирование и оплату расходов, связанных с поездкой, кредитной картой
Организует материалы, такие как брошюры, открытки, информационные бюллетени или другие рекламные материалы, заказанные клиентами или заинтересованными сторонами
Подготавливает счета-фактуры и / или другие финансовые документы в качестве агента по закупкам для компании
Помогает Отделу по связям с общественностью путем обновления интернет-сайта, размещения рекламы и написания пресс-релизов.
Описание вакансии ассистента программы для резюме
Если вы работали раньше или работаете в настоящее время ассистентом программы и составляете новое резюме, то вы можете создать привлекательный профессиональный опыт для своего резюме, применив образец описания вакансии ассистента программы, приведенный выше.
Вы можете указать обязанности, которые вы выполняли или выполняете в настоящее время в качестве ассистента программы, в разделе «Профессиональный опыт» вашего резюме, используя те, что приведены в приведенном выше примере должностного описания ассистента программы.
Это покажет, что вы успешно выполняли обязанности ассистента программы, что может значительно повысить ваши шансы на трудоустройство, особенно если для новой работы, которую вы ищете, требуется человек с некоторым опытом работы ассистентом программы.
Требования к ассистенту программы: Навыки, знания и умения для успеха в карьере
Большинство рекрутеров / работодателей ожидают, что вы будете соответствовать важным требованиям, которые могут потребоваться от вас при приеме на должность ассистента программы:
Диплом средней школы или GED и рабочие знания Word, Excel и Power Point
Способность выполнять различные административные обязанности, которые включают заполнение документов, копирование, отправку факсов и почтовых отправлений в офисе
Должен владеть компьютерной грамотностью (Microsoft Office Excel или Google Docs).
Базовое понимание операционных систем Microsoft Windows (Windows Vista/7/8/10)
Умение использовать компьютер для обработки информации и общения с коллегами
Ориентация на обслуживание клиентов и способность реагировать на самые разные запросы
Способность эффективно распоряжаться своим временем, определяя, что наиболее важно в данный момент времени, не забывая при этом о более широкой картине
Хорошие навыки письма, общения и устной речи для предоставления обслуживания клиентов или информации
Быстро устанавливайте взаимопонимание с новыми людьми и понимайте их потребности
Способность хорошо работать под давлением и в сжатые сроки
Сильная способность быстро учиться и контролировать эмоции при столкновении со стрессовыми ситуациями.
Зарплата помощника по программе
По данным Glassdoor, средняя годовая зарплата ассистента программы в США составляет 36 246 долларов.
Заключение
Этот пост полезен лицам, заинтересованным в карьере ассистента программы. Они смогут узнать все, что им нужно знать о работе ассистентов программы, и решить, хочет ли они выполнять эту работу.
Рекрутерам / работодателям также полезно составить подробное должностное описание для должности ассистента программы в их организациях для использования при найме компетентных людей на эту должность.