В процессе административно-хозяйственной деятельности компаний необходимо оформить ряд документов. Работа с документами занимает от 45 до 70% рабочего времени руководителей и специалистов сервисных компаний.
Делопроизводство — это деятельность, которая охватывает вопросы документации и работы с документами при выполнении управленческих функций и включает в себя все виды работ по регистрации, производству документов, обработке входящих и исходящих документов, контролю за их выполнением.
Офисная работа включает в себя документирование процесса управления, документальное сопровождение, работу с готовыми документами, которые созданы в данном учреждении или получены из-за границы.
Делопроизводство в организации устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности в структурных подразделениях и регламентирует порядок работы с документами с момента их создания или получения до момента их отправки или передачи в архив. Подробнее про правила делопроизводства читайте на страницах нашего специализированного сайта.
Эти правила определяют порядок выполнения делопроизводства, их положения распространяются на всю служебную документацию, создаваемую компьютерной техникой, а компьютерные технологии (автоматизированные) для обработки документальной информации должны соответствовать требованиям государственных стандартов. Также определяется порядок выполнения делопроизводства над документами с ограниченным доступом, а также делопроизводства при рассмотрении запросов, жалоб и предложений.
Правила и рекомендации по порядку выполнения делопроизводства разработаны в соответствии с требованиями основных положений Единой системы государственного делопроизводства, государственными стандартами организационно-распорядительной документации и методическими положениями и рекомендациями Главного архивного управления по организация документального сопровождения.
Общее руководство работой службы документооборота осуществляется лицом, ответственным за организацию, или одним из его заместителей в соответствии с распределением функций.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства, государственными стандартами, а также методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях лежит на офисе. Требования руководителя этой службы обязательны для всех сотрудников руководящего состава организации.
Ответственность за соблюдение установленных правил делопроизводства, их статуса в структурных подразделениях, а также за хранение и использование незавершенных документов до их передачи в архив лежит на начальниках подразделений.
Непосредственное руководство делопроизводством в соответствующих структурных подразделениях осуществляют сотрудники (секретари, инспекторы, офис-менеджеры).
При организации офисной работы следует руководствоваться следующими принципами:
— оперативность (быстрая и точная работа с документами, современное техническое оснащение (использование персональных компьютеров, факсов, копировальных аппаратов, небольшой оргтехники, облегчающей работу с документами, нумераторы, степлеры);
— удобство всей офисной работы (каждый вид работы с документами должен быть необходим в деятельности компании);
Документирование информации — необходимое условие для обращения к информационным ресурсам. Он осуществляется в порядке, определяемом государственными органами, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов.
Документация включает в себя следующие операции: подготовка, составление, согласование, оформление и изготовление документов.
Целью использования стандартов в документации является обеспечение юридической силы документов, облегчение их быстрого оформления с последующим использованием в справочных и научных целях, создание предпосылок для автоматизированной обработки содержащейся в них информации, их быстрого поиска и снижение затрат на документирование и обработку документов.
Принимая во внимание рекомендации стандартов, вы можете создать альбом (дело, дело) наиболее часто используемых в практике компании образцов документов, которыми ваши сотрудники будут и дальше пользоваться.
В офисе должен быть единый порядок (единые требования) по оформлению документов и работе с ними. Она может быть закреплена инструкциями по делопроизводству (документальное обеспечение управления бизнесом) или доведена до сотрудников в виде специальных инструкций, практических занятий и соответствовать критериям оценки качества систем управления документацией.
Работа с документами компании состоит из следующих этапов: прием, рассылка, контроль.