В процессе административной и хозяйственной деятельности предприятий возникает необходимость в составлении ряда документов. Работа с документами занимает от 45 до 70% рабочего времени руководителей и специалистов предприятий сферы обслуживания. — перейти
Делопроизводство — это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и работы с документами при выполнении управленческих функций и включает все виды работ по оформлению, изготовлению документов, обработка входящих и исходящих документов, контроля за их выполнением.
К делопроизводства относят документирования процесса управления, документационное обеспечение, работу с готовыми документами, которые созданы в данном учреждении или полученные извне.
Делопроизводство в организации устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности в структурных подразделениях и регламентирует порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправления или передачи в архив.
Эти правила определяют порядок ведения делопроизводства, его положения распространяются на всю служебную документацию, создаваемую средствами вычислительной техники, при этом компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям государственных стандартов. Также определяется порядок ведения делопроизводства по документам с ограниченным доступом, а также делопроизводства при рассмотрении заявлений, жалоб и предложений.
Правила и рекомендации относительно порядка осуществления делопроизводственных процессов разрабатываются в соответствии с требованиями основных положений Единой государственной системы делопроизводства, государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию и нормативных актов и методических рекомендаций Главного архивного управления по организации документального обеспечения.
Общее руководство работой службы документального обеспечения осуществляет руководитель организации или один из его заместителей в соответствии с распределением служебных обязанностей.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства, государственных стандартов, а также методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях возлагается на канцелярию. Требования руководителя этой службы являются обязательными для всех работников управленческого аппарата организации.
Ответственность за соблюдение установленных правил делопроизводства, его состояние в структурных подразделениях, а также за хранение и использование документов, находящихся на исполнении, до передачи их на архивное хранение, возлагается на руководителей подразделений.
Непосредственное ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях осуществляют делопроизводители (секретари, инспекторы, офис-менеджеры).
При организации делопроизводства необходимо руководствоваться такими принципами:
- — оперативность (быстрая и четкая работа с документами современное техническое оснащение (использование ПЭВМ, факсов, ксероксов, средств малой оргтехники, облегчающие работу с документами, нумераторы, степлеры);
- — целесообразность всех делопроизводственных операций (каждый вид работы с документами должно быть необходимым в деятельности предприятия);
Документирование информации является обязательным условием отнесения к информационным ресурсам. Осуществляется оно в порядке, определяемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов.
Документирование включает следующие операции: подготовка, составление, согласование, оформление и изготовление документов.
Использование стандартов при документировании имеет целью обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению с последующим использованием в справочных и научных целях, создать предпосылки для автоматизированной обработки информации, содержащейся в них, оперативного ее поиска, сократить затраты на документирование и обработку документов.
Учитывая рекомендации стандартов, можно создать альбом (дело, файл) образцов документов, которые чаще всего используются в практической деятельности предприятия, которые в дальнейшем будут применяться его работниками.
В офисе должен быть установлен единый порядок (единые требования) по составлению документов и работы с ними. Он может быть закреплен инструкцией по делопроизводству (документальном обеспечению управления предприятием) или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и соответствовать критериям оценки качества документирования систем управления
Работа с документами предприятия состоит из таких этапов: прием, распределение, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, перед-архивная обработка, использование, хранение документов.
Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.