Бесперебойная конференц-связь может гарантировать, что ваши слушатели не отвлекутся, а ваши тезисы будут рассмотрены быстро и эффективно. Хотя это может показаться простым, иногда этого бывает трудно достичь, когда в разговоре участвуют несколько человек одновременно. Вот почему мы собрали несколько приемов и советов, которые помогут вам обеспечить бесперебойную конференц-связь для достижения максимальных результатов.
Планируйте заранее
Все важные встречи начинаются с определенного планирования. Это означает, что вы должны заранее собрать все свои материалы, разослать приглашения и свою повестку дня за несколько дней до назначенного времени встречи и согласовать время встречи с расписанием каждого.
Неправильное планирование может быстро привести к срыву конференц-звонка, превращению его в хаотичную мешанину конкурирующих голосов и снижению производительности. Важно убедиться, что вы спланировали все на случай непредвиденных обстоятельств и что все понимают, какова цель вашей встречи.
Планирование заранее — это также профессиональная любезность по отношению к другим абонентам. Очень сложно спланировать звонок, предупредив об этом всего за несколько часов, поэтому дайте вашим участникам хотя бы несколько дней на подготовку любых материалов или тезисов для обсуждения самостоятельно.
Вы также должны быть уверены, что все знают, как получить доступ к вызову. Услуги цифровой телефонной связи часто включают в себя номер для набора номера, а также интернет-соединение, поэтому независимо от того, как все подключены, они должны иметь возможность получить доступ к вашему звонку без проблем.
Не забудьте также сообщить всем, когда вы определитесь с датой и временем. Календарь Google — отличный инструмент для такого рода задач, позволяющий приглашать участников и сохранять событие в их собственных календарях.
Используйте повестку дня
Без повестки дня, на основе которой можно работать, ваш звонок довольно быстро станет хаотичным и несфокусированным. Повестка дня действует как якорь, удерживая всех сосредоточенными на тезисах, которые вы включили в документ, и предоставляя вам запасной вариант на случай, если темы обсуждения начнут отклоняться.
Хорошо организованная повестка дня может сделать ваши собрания более эффективными, заставить всех как можно быстрее вернуться к работе и достичь ваших целей. Обязательно включите цели или задачи в свою повестку дня, чтобы команда точно знала, какова цель конференц-звонка. Здесь вы найдете шаблоны повестки дня для конференц-звонков.
Не забудьте заранее отправить по электронной почте или разослать повестку дня участникам телефонной конференции и попросить высказать мнение или предложения по темам обсуждения. Вы можете обнаружить, что члены вашей команды выдвигают несколько отличных замечаний, которые вы никогда бы не рассмотрели.
Пригласите нужных участников
Нет ничего более отвлекающего или контрпродуктивного на телефонной конференции или совещании, чем человек, которому там не место. Правильный выбор абонентов для вашей встречи может означать разницу между прерванным звонком и тем, который остается сфокусированным на протяжении всего совещания.
Выбор подходящих участников во многом будет зависеть от темы обсуждения. Обязательно подумайте о людях, которых вы хотите пригласить. Спросите себя, имеют ли они отношение к обсуждению или обладают какими-либо навыками или квалификацией, которые помогли бы вашей команде в поиске решения.
Когда вы избегаете дополнительных участников, вы избегаете отвлечения от процесса разъединения. Когда кто-то находится не на своем месте на собрании, он может быстро заскучать и начать вести себя отвлекающе, что быстро приводит к рассеянности и у других участников.
Воспользуйтесь надежным сервисом
Для достижения наилучших результатов от вашего звонка вам потребуется воспользоваться надежным сервисом, который обеспечит вашей команде высококачественный звук и стабильное соединение. Это в равной степени относится как к цифровым конференц-сервисам, так и к услугам стационарной телефонной связи.
Нестабильное соединение может вызвать у всех разочарование, если вызов будет постоянно прерываться, а некачественная аудиосвязь может вызвать путаницу или дезинформацию. Выбрать высококачественную услугу легко, если посмотреть отзывы о них. Никто лучше не понимает качество услуги звонков, чем клиенты, которые ею пользуются.
Обратитесь за помощью
Если вы обеспокоены своей способностью бесперебойно проводить конференц-связь, не бойтесь обратиться за помощью к кому-либо, имеющему опыт в данной области. В вашей команде или в офисе обязательно найдется кто-то, кто в прошлом успешно проводил телефонные переговоры и может помочь сделать ваш звонок продуктивным.
Запрашивайте обратную связь
Лучший способ улучшить ваши конференц-звонки — это попросить сотрудников высказать свое мнение. Ваши абоненты — ваш главный ресурс, когда дело доходит до улучшения ваших звонков. Спросите, что им понравилось и что не понравилось в разговоре, почувствовали ли они удовлетворение после него и какие у них могут быть предложения по улучшению будущих звонков.
Благодаря этой ценной информации вы сможете более эффективно адаптировать свои звонки и повестки дня, сузив круг вопросов, связанных с тематикой, обслуживанием звонков или даже вашим стилем планирования. Важно не принимать критику слишком близко к сердцу; ваша команда всего лишь пытается помочь!
Заключение
Эффективная конференц-связь начинается с правильного планирования и повестки дня и заканчивается положительными отзывами участников. Бесперебойная телефонная связь зависит от множества факторов, включая ваш сервис, планирование и список гостей.
Сосредоточившись на улучшении качества ваших звонков, вы обнаружите, что ваша команда добивается большего и лучше соответствует желаемым целям или творческим результатам во время вашего звонка. Не бойтесь обращаться за помощью и обратной связью и обязательно используйте надежный сервис для организации звонков, чтобы избежать технических неполадок.